Quand on se lance en tant qu’assistante virtuelle, on pense souvent aux clients, aux missions, aux outils… mais on oublie parfois une chose essentielle : l’organisation interne.
Et pourtant, créer un workflow clair et efficace dès le début, c’est ce qui va te permettre de gagner du temps, de rester pro, et de te sentir alignée dans ton activité.
Voici comment poser les bases, pas à pas.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow, c’est tout simplement la façon dont tu organises tes tâches et tes process au quotidien.
C’est le fil rouge de ton activité : du premier contact client jusqu’à la clôture d’une mission.
Il peut être simple ou complexe, mais il doit avant tout être adapté à toi.
Pourquoi le mettre en place dès le début ?
Créer ton workflow dès tes débuts t’offre plusieurs avantages :
- Tu évites de travailler “dans le flou” ou dans l’urgence
- Tu gagnes du temps sur les tâches répétitives
- Tu montres un visage professionnel à tes prospects et clients
- Tu limites les erreurs et oublis
- Tu crées des fondations solides pour scaler ton activité
En bref : tu travailles mieux, plus sereinement, et tu prends confiance en toi !
Les étapes clés pour construire ton workflow
1. Cartographie ton parcours client
- Comment un prospect te découvre ?
- Quelles sont les étapes avant, pendant et après une mission ?
- Quand et comment communiques-tu avec lui ?
👉 Visualise chaque point de contact et chaque tâche associée.
2. Liste les outils que tu utilises
Pas besoin de 10 logiciels ! Choisis des outils simples et efficaces pour :
- Gérer tes tâches (Trello, Notion, ClickUp…)
- Organiser tes appels (Calendly, Google Meet…)
- Signer tes contrats (HelloSign, Yousign…)
- Suivre ta facturation (Tiime, Indy, Abby…)
L’objectif est de standardiser au maximum ce que tu peux.
3. Crée tes modèles de documents
Pour ne pas repartir de zéro à chaque fois, prépare :
- Un message type pour proposer un appel découverte
- Un devis ou contrat pré-rempli
- Un mail de début/fin de mission
- Des checklists pour chaque type de service
Ces modèles t’économisent un temps fou et t’apportent de la cohérence.
4. Planifie ton organisation hebdo
- Quand travailles-tu sur les missions clients ?
- Quand fais-tu de la prospection ou de la création de contenu ?
- Quand gères-tu ton administratif ?
Un emploi du temps réaliste et flexible est ton meilleur allié.
Gagne en fluidité dès le départ
Ton workflow n’a pas besoin d’être parfait, mais il doit être clair et évolutif.
Tu pourras toujours l’améliorer au fil du temps, mais en avoir un dès le début, c’est une vraie force.
Et rappelle-toi : l’organisation, ça s’apprend !
Besoin d’un regard extérieur pour construire le tien ?
Si tu veux créer un workflow sur-mesure pour ton activité, adapté à ta personnalité et tes objectifs, je peux t’accompagner.
Lors de mes coachings, on travaille ensemble à :
✔ Structurer ton parcours client
✔ Mettre en place tes process essentiels
✔ Optimiser ton organisation quotidienne