Quand on débute en tant qu’assistante virtuelle, on a tendance à tout faire “à la main”. Et pourtant, il existe des automatisations simples et efficaces qui peuvent te faire gagner des heures chaque semaine.
Pas besoin d’être experte en tech : avec quelques outils bien choisis, tu peux déléguer des tâches répétitives à… la machine ! 😉
Pourquoi automatiser ?
L’automatisation, ce n’est pas “froid” ou impersonnel. C’est :
- Un gain de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée
- Moins d’erreurs humaines
- Plus de fluidité dans ton organisation
- Et surtout : plus d’énergie pour tes clients (ou pour toi)
5 automatisations simples à tester dès maintenant
1. La prise de rendez-vous avec Calendly
Fini les allers-retours de mails pour fixer un appel découverte ! Avec un outil comme Calendly, tu proposes tes dispos et ton prospect réserve en un clic.
Tu peux même automatiser l’envoi d’un mail de confirmation + un rappel avant l’appel.
👉 Bonus : connecte-le à Google Meet ou Zoom pour générer automatiquement le lien de visio.
2. Les réponses automatiques aux demandes entrantes
Reçois-tu souvent les mêmes questions par mail ou DM ? Prépare des réponses types ou active une réponse automatique sur ton adresse pro, pour prévenir que tu répondras sous X heures et envoyer un lien utile (FAQ, page services, prise de rendez-vous…).
3. L’envoi automatique de contrats ou devis
Avec des outils comme par exemple Google Forms + Zapier qui peuvent t’aider à automatiser :
- L’envoi d’un devis ou contrat après un appel découverte
- La signature électronique
- Et même la facture une fois la mission validée
🧠 Une fois ton process bien rôdé, tu n’auras plus qu’à cliquer sur “envoyer” (ou même pas du tout !).
4. Tes factures et relances avec Freebe, Indy ou Abby
Si tu es auto-entrepreneure, un outil comme Freebe te permet de :
- Créer une facture en 1 clic
- L’envoyer automatiquement au client
- Gérer les relances si la date de paiement est dépassée
📌 Un gain de temps + une image pro, que demander de plus ?
5. L’automatisation de tes mails de bienvenue
Tu proposes un freebie ? Tu as une newsletter ? Utilise MailerLite ou Systeme.io pour créer un automatisme d’accueil :
- Une série d’e-mails planifiés pour te présenter
- Du contenu utile pour créer du lien
- Et des appels à l’action (coaching, services, appel découverte…)
👉 C’est l’outil parfait pour nourrir la relation même quand tu n’es pas dispo !
Une règle d’or : commence petit
Tu n’as pas besoin d’automatiser tout ton business en une fois.
Commence par les tâches que tu répètes chaque semaine, puis ajoute au fur et à mesure.
Et surtout : garde une touche humaine. L’automatisation n’est pas là pour remplacer ta présence, mais pour la renforcer.
Besoin d’aide pour structurer tes automatisations ?
Si tu veux identifier les bons outils pour ton activité, créer des process adaptés à ta façon de travailler et gagner en fluidité, je peux t’accompagner.
🎯 Dans mes coachings, on clarifie ensemble :
- Ce que tu peux (et devrais) automatiser
- Comment simplifier ton quotidien
- Et comment structurer ton activité pour qu’elle te soutienne vraiment
👉 Réserve ton appel découverte gratuit, et faisons le point ensemble.